DATABASE: JENIS-JENIS FILE.

Ada dua jenis file dasar. Pertama adalah file utama (master file) yang konsepnya hampir sama dengan buku besar dalam SIA manual. File utama menyimpan informasi komulatmaster-fileif mengenai sumber daya organisasi dan pelaku-pelaku dengan siapa mereka berinteraksi. Sebagai contoh, file utama persediaan dan perlengkapan menyimpan informasi mengenai sumber daya yang penting bagi perusahaan. Dalam cara yang hampir sama, file utama pelanggan, pemasok, dan karyawan menyimpan informasi mengenai para pelaku penting utama yang berinteraksi dengan organisasi.

File-file utama adalah file permanen; file tersebut telah melalui berbagai periode fiskal. Akan tetapi, catatan individual dalam suatu file utama sering kali berubah. Jenis perubahan yang paling umum dibuat dalam catatan di file utama adalah memperbarui data yang mencerminkan pengaruh dari suatu transaksi. Sebagai contoh, saldo suatu akun pelanggan dalam file utama pelanggan diperbarui untuk mencerminkan transaksi penjualan yang baru dilakukan dan pembayaran yang baru diterima. Catatan yang baru juga dapat ditambahkan ke dalam file utama secara periodik, dan kadang-kadang, catatan individual juga dapat dihapus.

Jenis file dasar yang kedua adalah file transaksitransaction-file (transaction file), yang konsepnya hampir sama dengan jurnal dalam SIA manual. File-file transaksi berisi catatan mengenai setiap transaksi bisnis (event) yang terjadi dalam periode fiskal tertentu. Sebagai contoh, S&S, Inc., nantinya akan memiliki file transaksi yang berisi catatan atas transaksi penjualan dan file transaksi lain yang berisi catatan mengenai pembayaran pelanggan. Kedua file ini akan digunakan untuk memperbarui saldo akun setiap pelanggan yang terdapat dalam file utama pelanggan. File transaksi tidak bersifat permanen, tetapi biasanya dipertahankan tetap on-line hanya selama satu periode fiskal.

gbr-4-2Selama bertahun-tahun banyak perusahaan yang telah membuat file dan program setiap kali kebutuhan atas suatu informasi muncul. Hasilnya adalah peningkatan yang signifikan dalam jumlah file utama yang disimpan oleh suatu organisasi. Sebagai contoh, Bank of America pada suatu hari memiliki 36 juta akun pelanggan dalam 23 sistem terpisah. Sebuah lernbaga pemerintah menyimpan data dalam 22 sistem yang terpisah. Pertumbuhan file utama ini pada akhirnya menimbulkan masalah. Sering kali data yang sama disimpan di dalam dua atau lebih file utama yang terpisah (lihat Gambar 4-2). Hal ini rnempersulit proses untuk mengintegrasikan data secara efektif dan untuk memperoleh pandangan atas data di seluruh perusahaan. Kondisi ini juga menimbulkan masalah karena nilai data tertentu yang disimpan di dalam file yang berbeda bisa tidak konsisten satu sama lain. Sebagai contoh, alamat seorang pelanggan dapat saja diperbarui dengan benar dalam file utama yang digunakan untuk mengirim barang dagangan, tetapi alamat yang lama masih tersimpan di dalam file utama yang digunakan untuk penagihan.

This entry was posted in Sistem Informasi Akuntansi. Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *


*

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>